| 一、办理来信工作程序
（一）办理范围
收到的归侨侨眷、海外侨胞反映生产生活状况、正当合法权益、对侨联工作及侨联工作者提出建议和意见、表达意愿或投诉请求的信件、电子邮件、传真其他邮件等。
（二）拆封、阅信
1、收到信件、传真及包裹等邮件后，当日拆封，当日阅看完毕。
2、拆封时要保持信封、信笺、邮票、邮戳的完整，随信件寄来的其他物品要保存完好。拆封时要注意安全。
3、中国侨联、省信访局转来的信件、电子邮件等，要逐级报告，按领导意见办理。
4、对不属于自己职责范围内处理的信件等，要及时转有关人员办理。
（三）登录
办信员收到信件要及时、逐件登陆。按以下要求办理：
1、将信访人的姓名、住址、是否联名信及联名人数等信访人的基本情况，问题发生地、问题分类、意愿和要求等涉及来信内容的基本情况，受信人或单位、来信渠道、发信日期、收信日期等受信的基本情况，被揭发检举人的姓名、单位、身份、职务、级别等被反映人的基本情况逐项登录，不漏项、不错项。
2、摘录信件内容要详细准确，完整反映信件的主要内容。
3、登录内容要包括上级领导的批示意见，会领导的办理意见。
4、当日来信一般当日登录完毕。
（四）转送
1、提出以下信访事项的信件，一般采取转送的形式办理：
（1）揭发检举侨联干部，或对侨联干部的任用有意见的；
（2）对侨联工作提出工作建议的；
（3）来信内容涉及到外省市或各社区市的；
（4）姓名、地址清楚但表述内容不清的；
（5）其他需要转送的信件。
2、转送程序和要求：
（1）揭发检举侨联干部，或对侨联干部任用有意见的，转会领导处理；
（2）对侨联工作提出工作建议的转会领导处理；
（3）来信内容涉及到外省市或各社区市的，转相应的侨联机关办理；
（4）内容不清的，专信访人所在地侨联机关了解处理；
（5）其他转送信件报部长批准后办理；
（6）办信员要自收到信件之日起5个工作日内，填写《来信转送单》，转出信件，并向姓名、地址清楚地信访人发出《信访事项转送告知书》。
（五）交办
1、属于以下情况的信访事项，一般采取交办的形式办理：
（1）中国侨联领导批示交办的；
（2）省委、省政府领导批示交办的；
（3）省信访局交办的；
2、交办程序和要求：
（1）办信员起草交办函稿。函稿要全面、准确、清楚，反映信访人的各项诉求，写明交办单位或部门；
（2）处领导对交办函稿进行审查；
（3）会领导对交办函稿进行审签；
（4）交办函要自收到信件之日起5个工作日内发出。
（六）上报
1、属于以下情况的信件，采取上报的形式办理：
（1）重要侨团、港澳同胞、海外侨胞和境外来信；
（2）反映重大、紧急信访事项；
（3）反映侨联干部重大问题，且内容十分具体的；
（4）对侨联工作提出建议和意见的；
（5）其他重要信件。
2、办理程序和要求：
（1）办信员起草《情况报告》，摘要信件的基本情况，
提出拟办意见；
（2）处领导审查；
（3）会领导审签；
（4）《情况报告》附原信上报；
（5）按领导批示意见办理；
（6）反映重大、紧急信访事项的信件优先办理。
（七）不予受理或不再受理
1、反映以下信访事项的信件，不予受理或不再受理：
（1）人大、法院、检察院职权范围内的，不予受理；
（2）已经或正在履行诉讼、仲裁、行政复议等法定程序的，不予受理；
（3）信访事项已受理或正在办理，信访人在规定期限内再提出同一信访事项的，不予受理；
（4）内容、地址、姓名不清的，不予受理；
（5）信访事项经过处理、复查、复核，信访人仍以同一事实和理由提出投诉请求的，不再受理；
（6）超越侨联职责范围的，不予受理。
2、办理程序和要求：
（1）姓名、地址不清楚的，由办信员填写《信访事项不予受理告知书》或《信访事项不再受理告知书》；
（2）部领导审核；
（3）自收到信件之日起5个工作日内将《信访事项不予受理告知书》或《信访事项不再受理告知书》随原信寄信访人；
（4）内容、地址、姓名不清的信件留存，经部长审批后定期销毁。
（八）信访事项协调会
1、下列情况可以通过协调会办理：
（1）情况复杂，解决难度大的信访事项；
（2）其他需要通过协调会解决的信访事项；
2、会议方案。由办信员提出，逐级报会领导审批。方案内容：
（1）会议要解决的问题；
（2）会议主持：由部领导主持；
（3）参加人员：直接处理信访事项的部门负责人和经办人；相关单位领导同志；其他人员；
（4）会议议程：我会介绍情况；听取信访人的诉求并核实情况；听取责任单位的办理情况；研究解决方案；答复信访人。
3、会议准备：有关工作人员要及时向主持协调的单位领导汇报信访事项的基本情况，准备好有关材料和政策依据，做好会议通知、会议地点、人员签到、材料发放等项工作。
二、接待来访工作程序
（一）登记
1、查验信访人的身份证等证明身份的有效证件；
2、向信访人发放登记表并审查信访人填写的登记表；
3、经查验，对已出具过《信访事项介绍信》或《信访事项不予受理告知书》、《信访事项不再受理告知书》的信访人，只登录重访，不予接谈；
4、对多人访，查清人数，查验6人以上身份证，组织信访人推举不超过5人的接谈代表；
5、信访人基本情况登录微机；
6、对向信访人出具了《信访事项介绍信》、《信访事项不予受理告知书》、《信访事项不再受理告知书》的情况进行登录；
7、特殊情况，及时上报并妥善处理。
（二）来访接谈
1、接谈员在与信访人接谈时，要认真阅看信访人登记表和携带的有关材料，耐心听取信访人的反映，详细询问由于情况，做到“八清楚”：
（1）要清楚信访人的姓名、性别、年龄、民族、政治面貌、职业、单位、户籍及住址、联系方式等基本情况，并核对信访人身份证明；
（2）要清楚对人来访的人数、代表的姓名；
（3）要清楚信访人反映的问题和依据；
（4）要清楚信访人什么时候、到什么地方或单位反映过问题，是否已经受理或正在办理期限内，有关单位是否出具过受理凭证或签订过《信访事项双向责任书》等；
（5）要清楚信访人是否了解国务院《信访条例》等有关规定信访工作和信访行为的政策及法律、法规。
2、与信访人逐项核对信访事项，全部录入微机。
3、对重大、紧急情况，要及时向领导报告并妥善处理。
（三）分类处理
根据信访人所提出的信访事项及有关单位的处理情况，向信访人解释有关法律、法规和政策，介绍侨联机关的职责与工作程序，提出切实可行的解决方案，分别做出处理。
1、发函交办
涉及到各市侨联职权范围内的，由接谈员起草函稿，部领导审查，会领导审签，向市侨联发函交办。
2、介绍到其他省市侨联
信访事项涉及到其他省市侨联的，向信访人出具《信访事项介绍信》，将其介绍到相关省市侨联。
3、不予或不再受理
（1）信访事项已经受理或正在办理，信访人在规定期限内又来访提出同一问题的，不予受理；
（2）信访事项经过处理、复查、复核，信访人对复核意见不服，仍以同一事实和理由提出投诉请求的不再受理。
对信访人要讲清情况，出具《信访事项不予受理告知书》或《信访事项不再受理告知书》。
（四）对多人来访的接谈和处理
1、组织推举接谈代表；
代表的条件：
（1）不得超过五人，不得中途更换；
（2）得到信访人的委托与信任；
（3）能够将信访人反映的问题和要求表达清楚，将解决意见向信访人全面如实反馈；
2、确定参加接谈人员。一般由部长主持接谈；问题复杂、人数较多、情绪激烈的，由会领导主持接谈。
3、在接谈时要注意把握代表情绪，控制事态。
4、向代表作出答复；要求代表做好记录，做好其他信访人的工作；
5、对紧急、重大的信访事项，及时向上级领导有关领导同志报告。
（五）协调会的办理
1、下列情况可以通过协调会办理。
（1）情况复杂，解决难度大的信访事项；
（2）其他需要通过协调会解决的信访事项。
2、会议方案。由接谈员提出，逐级报会领导审批。方案内容：
（1）会议要解决的问题；
（2）会议主持：由部或会领导主持；
（3）参加人员：直接处理该信访事项的部门负责人和经办人；相关单位关领导同志；其他人员；
（4）会议议程：我会介绍接待情况；听取信访人的诉求并核实情况；听取责任单位的办理情况；研究解决方案；答复来访人。
3、会议准备：有关工作人员要及时向主持协调的处、会领导汇报信访事项的基本情况，准备好有关材料和政策依据，做好会议通知、会议地点、人员签到、材料发放等项工作。
4、对紧急、重大信访事项和省领导有批示的信访事项，要及时上报，
5、注意事项：做好会议记录，写好会议纪要，情况录入微机，会议材料要归档。
三、河北省侨联信访事项办理程序
（一）填写《信访事项登记表》
1、属于侨联职权范围内并决定受理的，信访人要填写《信访事项登记表》；
2、《信访事项登记表》一式多份，省侨联、信访人、转交单位各执一份；
3、信访人匿名或姓名、住址、单位不详的，不填写《信访事项登记表》，不告知。
（二）调查处理
省侨联应当认真听取信访人的投诉请求及上级领导或相关人员的意见，调查处理要做到事实清楚，适用法律法规和政策正确，处理意见适当，处理意见要落实，程序规范，期限明确。
1、事实清楚。对信访事项发生的时间、地点、涉及的当事人，起因和发生的过程，造成的后果，有关机关（单位）是否做过处理等，要清楚明了。
2、处理意见恰当。处理意见必须根据调查核实的事实，正确适用法律法规和政策。对没有政策规定或政策规定不明确的信访事项，既要充分考虑历史背景，又要从实际出发，妥善处理。
3、处理意见要落实。因条件所限不能在规定期限内落实处理意见的，必须有落实方案，明确落实的责任人和时限，并得到信访人的同意。
4、程序规范。受理、办理、审核、报送等工作程序符合法律、法规和有关规定，有关材料完整、手续齐全。
5、期限明确。所承办的信访事项自信访人填写《信访事项登记表》之日起30日（交办信访事项60日）内办结。确需延期的要经批准，延期不得超过30日。法律、法规另有规定的从其规定。上级机关或领导有明确时限要求的，按要求办。
6、出具《信访事项答复意见书》并搞好回访。《信访事项答复意见书》要当面送交信访人并进行回访，在向信访人讲清基本事实、政策依据、处理意见后，请信访人在《信访事项答复意见书》上签署回访意见。
7、如上级领导交办的信访事项，《信访事项答复意见书》同时送交上级领导。
（三）办理延期
对情况复杂的信访事项，在30日内不能办结确需延长办理期限的，按以下规定办理。
1、省侨联直接受理的信访事项确需延期的，由会领导批准；
2、交办的信访事项确需延期的，应提前20日向交办机关写出延期申请，并书面报告工作进度，经同意后方可延期；
3、告知信访人，说明延期理由；
4、延期时间不得超过30天；
5、法律法规另有规定的从其规定。
（四）办理结果的报告
1、交办的信访事项，要向交办机关报告办理结果。直接交办的，直接报告；逐级交办的，逐级审查，逐级报告。
2、办结报告必须经分管领导审查同意并签字。
3、办结报告内容要做到信访人反映问题写全面，调查事实写完整，适用法律、法规和政策写明确，处理意见写清楚，落实情况写明白，有关材料要附全。
4、报告分数。中国侨联或省信访局交办要结果的，报送3份；省侨联直接交办或直接办理的报1份。 |
